This is our first foreign language post courtesy of Rachel Blom from Youth Leaders Academy. You can read the English translation here.

If you’d be interested in writing a foreign language post about youth work or youth ministry, please contact us.

Een tijdje terug was ik in een kerk waar een vrouwenconferentie stevig werd gepromoot. In de lobby hingen grote posters en daar stond ook een speciale inschrijftafel waar je je kon aanmelden voor de conferentie. in het welkomstpakket wat ik kreeg zat een zeer verzorgde flyer van de conferentie en daar stond in waar het was, wanneer en hoeveel het kostte. Tijdens de dienst werd er nog een speciaal promofilmpje vertoond en de conferentie werd niet alleen genoemd tijdens de mededelingen, maar ook nog een keer tijdens de preek.

Je zou zeggen dat dit voldoende was om me direct aan te melden, maar dat was niet zo, hoewel ik wel tot de doelgroep behoorde. Weet je waarom? Omdat ze ondanks de vele communicatievormen me nergens het ‘wat’ hadden verteld.

Deze kerk had gecommuniceerd wat de naam van de conferentie was en dat het voor vrouwen was, maar buiten dat had ik geen idee waar de conferentie over ging. Er werd niets gezegd over wat we eigenlijk konden verwachten: muziek, aanbidding, workshops, toespraken? Ik had geen idee wat het doel was van de conferentie en dat nadat ik een flyer had gelezen, posters had gezien, een video had bekeken en twee mededelingen had gehoord. Niet handig.

Bij goede evenement communicatie in jouw jeugdwerk moet je deze elementen niet vergeten:

1. Wat

Wat is het evenement? Wat gaat er gebeuren, wat kunnen jongeren verwachten, wat is het doel? Benoem dit uitdrukkelijk, zelfs als het een evenement is wat al (veel) vaker is gedaan. Je wilt ook nieuwe jeugd die het evenement nog niet kennen aanspreken, toch?

Tip: Vraag een ‘buitenstaander’ om je uitnodiging kritisch te bekijken. Begrijpt hij of zij wat het evenement inhoudt?

2. Wanneer

Het is een beginnersfout, maar ik zie hem nog steeds regelmatig. Controleer altijd, echt altijd of het ‘wanneer’ op de uitnodiging staat, ofwel de datum.

Tip: Zet de dag er ook bij, zodat mensen het makkelijker onthouden. Dus in plaats van ‘24 december’ schrijf ‘zaterdag 24 december’.

3. Waar

Ook deze is er eentje die makkelijk vergeten wordt, zeker als kerken hun eigen gebouw hebben waar alles plaats vindt. Jongeren van buiten je kerk moeten ook weten waar ze moeten zijn. Vermeld de naam van je gebouw, de straat en stad en eventueel de ruimte waar het evenement wordt gehouden, zodat ze ook in het gebouw niet hoeven te zoeken.

Tip: Veel mensen gebruiken een TomTom om ergens te komen (bijvoorbeeld ouders van tieners), dus vermeld voor hun gemak even de postcode of de GPS coördinaten. En vergeet niet als je een groot gebouw hebt ook binnen het gebouw voor bewegwijzering te zorgen!

4. Wie

Zorg ervoor dat duidelijk is voor wie het evenement is bedoeld. ‘Tieners’ is bijvoorbeeld een onduidelijk begrip en kan iedereen tussen de 12 en 20 betekenen. Als je dus middelbare scholieren bedoelt, zet dat er dan op. Zo voorkomen je dat mensen komen opdagen die eigenlijk niet tot je doelgroep behoorden.

Tip: Kies er duidelijk voor om je ofwel op een bepaalde leeftijdsgroep te richten (bv 12-16 jaar) of op een bepaalde groep (‘iedereen die bij de tienergroep zit’). Bij ons ging dat een keer mis toen we alleen 16+ op de flyer hadden gezet en er enkele 16-jarigen van de tienergroep ook kwamen. We hebben er daarna altijd op gezet dat het evenement bedoeld was voor de ‘jeugdgroep’.

5. Waarom

Probeer waar mogelijk altijd iets te communiceren over waarom mensen naar je evenement zouden moeten komen. Wat valt er voor hen te halen? Wat missen ze als ze niet komen? Dit aspect wordt vaak vergeten bij evenement communicatie, maar het is juist hiermee dat je jongeren kunt overhalen om te komen!

Tip: Als je moeite hebt om duidelijk te verwoorden waarom jongeren zouden moeten komen, is het verstandig nog eens goed na te denken over het evenement. Het ‘waarom’ zou echt glashelder moeten zijn voor iedereen die bij de organisatie betrokken is.

6. Hoe

Het ‘hoe’ is de praktische info over bijvoorbeeld al dan niet aanmelden (zo ja: waar, hoe en wat is de deadline), wat jongeren moeten meenemen en wat het kost en hoe te betalen.

Tip: Maak het zo makkelijk mogelijk. Je zult misschien geneigd zijn om te verwijzen naar een website of Facebook pagina voor extra info, maar dit is een extra stap voor veel jongeren die net te veel kan zijn en die hen kan weerhouden zich aan te melden. Probeer altijd alle info op één plaats aan te bieden om het jongeren zo makkelijk mogelijk te maken om te komen.

 

Rachel Blom is Nederlands van origine, maar woont sinds twee jaar in het zuiden van Duitsland. Ze is een zeer gepassioneerd en ervaren jongerenwerker die jongerenwerkers wereldwijd wil dienen door hen te helpen te groeien in hun rol als jeugdleider met haar blog www.youthleadersacademy.nl Je kunt haar ook vinden op Twitter.